报告也要结构化

说话清楚有条理、论述逻辑清晰是每一位职场人士的基本素质。做报告在职场中是最常见不过的工作了，无论是需要写出来的工作汇报、述职报告、年度计划、项目策划，还是要表达出来的工作总结、会议发言、演讲汇报，甚至是和同事沟通，等等，都要做到逻辑清晰、结构分明。

本章讲的报告，是广义的汇报，不仅仅是对上级的工作汇报，也包括同事之间的、朋友之间的沟通，或者你向别人传授一个技能，讲述一个方法，甚至讲一个故事，等等。所有这些，你都需要有逻辑清晰的表达。借助思维导图，可以收到事半功倍的效果。

说到这儿，我们就要先搞清楚什么是结构，如何在大脑中构建思维结构，这样才能更好地利用大脑来分析、解决问题，并构建谈话和组织报告内容。

结构可以分为三个层级，分别是有形结构、无形结构、思维结构（见图2-1）。这三个层级由浅入深，层层递进。我们先从最浅显的有形结构说起。

有形结构：外在的表现形式

建造一栋房子的时候，我们首先会请设计师设计结构，包括外立面结构和内在布局结构。施工单位照着设计师的图纸施工，高楼大厦才能平地而起。设计师的图纸所呈现的，就是有形结构。

现在请思考两个问题：

（1）如果给你一堆钢筋，横着放可以做什么呢？相信你可以想到很多用钢铁建成的设施，比如桥梁、铁轨等。

（2）如果还是这堆钢筋，现在要求竖着放，可以做什么呢？可以建成如旗杆、电线杆、栅栏、桥墩等设施。

材料都是钢筋，由于摆放的形式不同，让你能够想到的物体是不同的。

再举一个例子。同样都是碳原子，当一个碳原子与另外四个碳原子以某种排列方式组合在一起时，能形成硬度很高的矿石——金刚石；当一个碳原子与周围三个碳原子以另一种排列方式组合在一起时，又能形成很软的矿石——石墨。

这样来看，当内容或素材相同的时候，结构不同决定了外在表现形式是不同的。这就是我们说的有形结构，看得见、摸得着、感受得到。

无形结构：金字塔原理

还记得小时候，老师是怎么教我们写作文的吗？要先审题，确定一个中心主题，也就是论点，然后为这个论点找论据，再以“总—分—总”的形式来写。

一名准备充足的学生在面对考试作文的时候，他会在头脑中迅速把这篇作文分解成六个模块——一个标题、一个论点、一个结尾、中间三个论据。而每一个模块也会有各自固定的结构，比如结尾用排比句+省略号，营造一种意犹未尽的感觉，或者三个论据用一样的开头形式，突出气势。

这种模板结构形式，就是无形结构。

我们的工作报告、邮件、文章，可不可以也用无形的结构来规划呢？当然可以，这就要用到麦肯锡的“金字塔原理”了（见图2-2）。

图2-3是金字塔原理的标准图。我们从上到下做拆解。

第一层是序言。一般来讲，在提出论点之前，可能会有一些背景、矛盾、冲突等需要交代，这部分内容就可放在序言的位置。如果没有序言，就直接展开你的论点。记住一句话——“有就放，没有就不放”。

第二层是G（goal），即主题、结论、中心思想。放在金字塔的塔尖上，代表“结论先行”。先把要阐述的论点、要说明的事情的核心讲出来，再展开论述，这样可以大大提高沟通的效率。看你报告的人能够第一眼就看到你要表达的核心内容，即使后面具体的文字阐述和数据他没有细看，也能明白你的中心思想，你这份报告就没白写。试想，如果报告的主题就是“2019年××部门工作总结报告”，并没有实质的内容，领导在没空细看的情况下，如何能够知道你要表达的主题是什么、你们部门今年的主要业绩都有哪些呢？所以，一定要把最有价值、最有分量的内容总结出来，放到塔尖上。

第三层是论据A、B、C，也就是针对G这个论点，有A、B、C等多个论据来支撑，确保G成立。

第四层则是各论据之下的分论据，A1、A2、A3支撑A，B1、B2、B3支撑B，C1、C2、C3支撑C，以此类推。

整个图形上小下大，有层级、有分类，形似金字塔。

金字塔原理是一种无形结构，可以应用到工作安排、项目规划、公文写作、沟通表达等方面。

在使用金字塔原理规划报告结构时，要注意以下几个要点。

结论先行

在这里讲的结论先行，指的是在搭建思维框架的时候，把核心内容放在思维金字塔的塔尖上。

分享一个案例：

张经理是一家咨询公司的部门经理，最近他们部门耗时三个月完成了一个咨询方案。张经理将向本公司及客户公司的负责人做项目报告陈述。张经理知道，这到了项目的关键时刻，所以他提前做了精心的准备，仅项目汇报的PPT就做了二百多页。

陈述即将开始，张经理信心十足地走上台，鞠了一躬，说：“大家好，今天由我为大家做我们项目的汇报陈述，将会占用各位领导三个小时的时间。这份报告一共分五大章、四大节，还有三个问题，接下来开始我的汇报。”正当张经理要逐一展开分享的时候，客户公司老总的秘书走进来，在老总耳朵边小声说了几句话。这时候，客户公司的老总站起来了，说：“停！我有非常重要的事情，现在需要马上赶到机场去，你这个报告我听不了了！这样吧，我坐电梯到停车场的这段距离里，你跟我讲讲你这个方案的内容。”

这时，张经理还能说他那二百多页PPT吗？肯定不行，时间不够了。本来计划讲三个小时的内容，现在被压缩到最多三分钟。在电梯里，张经理一定要把最重要、最核心、最有价值、最能打动客户的部分讲出来。这就要求把报告里的精华部分浓缩成短短的几句话，在最关键的时刻讲出来。

这个例子其实就是著名的“麦肯锡电梯30秒”。

试想一下，你在坐电梯的时候，董事长走了进来，向你微微一笑，问道：“最近怎么样啊？”这个时候你要怎么回答？

如果你简单回答一句“还行，不错，还可以”，就是典型的把天聊死了。因为董事长最多向你点点头，接着电梯里就会是凝固的沉默。如果你换了一个想法：哎呀，太好了，终于有机会可以向董事长做汇报了，那我要把我最近手上的这七八个项目都要好好讲一讲。所以你从第一个开始讲，但可能第一个还没讲完，董事长的楼层到了，于是他对你说“下次有机会再聊吧”。请问，你的目的达到了吗？肯定没有。

聪明的做法应该是怎么样的呢？一定要用上结论先行，迅速在头脑中搭建思维结构。把处于金字塔塔尖部分的最核心、最希望让董事长知道的内容，汇总成简单的一句或者几句话，干净利落地表达出来。如果董事长听了感兴趣，他会继续请你说下去，可能即使电梯到了，他也愿意邀请你到办公室继续聊。这是多么难得的述职机会呀。

所以结论先行的作用非常大！

示例：

图2-4的中心图和中心主题就表达得非常直白。直接把中心主题说清楚了——“副业赚钱之道”，就是要告诉大家如何通过副业赚更多的钱，成功地引起了大家的兴趣，大家自然愿意多了解、多学习了。这就是结论先行的作用。

排序逻辑

确认报告主题后，要组织论据了。这时，你要换位思考，从受众的角度分析他最关心的是什么、最想听的是什么，把内容按关注度顺序排列。这就是“排序逻辑”。

试想，你是公司的产品研发部经理，公司刚刚研发出一款产品准备投放市场，现在要召开新产品发布会，由你为客户做产品陈述。30分钟的演讲，要说三点，来看看哪一点应该先说。

（1）研发难度高。在研发的过程中做了上千次实验，失败过多次，历经无数个不眠之夜，才最终研发成功。

（2）研发经费高。公司耗资数千万元，聘请国外专家，购入精密仪器，启动高质量研发团队。

（3）产品利润高。向客户介绍产品卖点、亮点、优点，目前同类产品的市场份额情况、利润情况等。

考虑先说哪一点，就看受众是谁。是客户。客户对新产品最关心的是什么？是产品的研发过程、研发经费，还是开发产品的心路历程？都不是！客户最关心的一定是这款新产品的市场销量、利润率。所以，第三点要放在最前面说，以求抓住客户的兴趣点。

示例：

图2-5所示的思维导图，其主干间的逻辑关系就不错。要想突破思维局限，要先有“感知”，再到“动力”，进而调整“心态”，最后触发“行动”。这个顺序符合认知，能获得读者认可。

分类清楚

如何能够让你的表达逻辑清晰呢？分类。当你做报告的时候，同一时间只能表述一个观点，对这个观点你可能会有多个论据，如果你不加处理，只是一股脑把这些论据都罗列出来，那么很有可能不仅无法清晰地证明观点，还会让人觉得你啰唆，抓不住重点。因此，你需要对论据进行分类，最好能给每一类提炼出一个关键词。当有了一个论点以后，你应该先想一下从哪几个方面来阐述这个论点，然后根据这几个方面来找论据；或者先找到一堆论据，再根据这些论据的性质进行合并，把同一性质的论据放到一起。这两种路径都是在对论据做分类。

有一个分类的工具，叫“MECE［mutually（相互）、exclusive（专有）、collectively（共同）、exhaustive（全面）］原则”。MECE原则讲求的是：不重不漏，分清分净。要做到这一点，就要保证各分类相互之间具有排他性，整体毫无遗漏。

使用以下几种方法对信息进行分类整理，就遵循了MECE原则——

二分法：把信息分成“是”和“非”两部分。

过程法：按时间顺序、流程节点进行分类。

要素法：比如高效能人士的七个习惯、产品的原材料配比等。这种分类方法是把整体按各方面特征做分解，可以采用从上到下、从外到内、从整体到局部等顺序。

上下对应

每一个论点及其论据，一定要严格遵循上下对应的关系。如果论据不能很好地支撑和阐述论点，那么它的存在就是没有意义的。

假设图2-3所示的金字塔标准图是一个family tree（家族树），那么就有A家庭、B家庭、C家庭等，他们都属于G大家族。既然大家都是亲戚，互相之间是否可以串门儿呢？

抱歉，G大家族没有串门儿的传统。因为这不符合上下对应的原则。试想，如果A3和B1对调位置。那么，对于A来说，A1、A2都是支撑A观点的论据，但是乱入的B1无法支撑A，因此，B1与A没有做到上下对应。同样道理，A3也无法论证B论点的正确性。所以，在金字塔大家族里，每个人都要老老实实地在自己家待着，不但不能串门儿，而且在家里也要守好自己的位置，因为每个小家庭也存在长幼有序（排序）的问题。

综上所述，大金字塔是由若干小金字塔组成的。无论大小金字塔，都要符合四个基本原则，即结论先行、排序逻辑、分类清楚、上下对应。

示例：

我们来分析一下图2-6中主干与分支之间的对应关系。

第一个主干：练习原则。包括“目的”和“标准”，这两个方面构成了练习的原则。没有目标的练习是没有效果的，所以原则之一就是要设定目标。没有标准的练习是没有进步的，所以原则之二是要有标准。

第二个主干：心脑结合。二级分支很自然对应的就是大脑和心理。这是严格的对应关系。

第三个主干：运用场景。分别可以运用到工作和生活中。同一个层级，同一个逻辑，是非常清晰的逻辑推进。

第四个主干：天才路线。成功要经历四个阶段，而非依靠天生的才华。

差异互补、错位发展、承接辐射

浙江积极推进长三角地区共同发展

本报杭州9月25日电（记者鲍洪俊） 国庆前夕，浙江省党政代表团赶赴上海、江苏，共商推进长三角地区一体化举措。按照差异互补、错位发展、承接辐射的思路，浙江省正积极推动长三角地区合作交流，携手沪、苏，努力把长三角地区建设成为科学发展、和谐发展的示范区。

优势互补，取长补短，进一步优化合作环境。充分借助上海、江苏在人才、技术、外资等方面的先发优势，围绕完善长三角区域统一市场体系的目标，营造良好政策环境和发展条件，促进各类要素无障碍流动。

沪、苏并重，均衡发展，进一步增强合作实效。加强在综合交通、能源供应、土地利用、环境保护、产业发展、人力资源开发、政策法规衔接等领域的合作交流，形成“区域效应”“同城效应”，推进区域合作不断取得新成效。

共同发展，实现多赢，进一步深化合作机制。抓住国家编制实施长江三角洲区域规划的契机，在发展战略、重大决策上充分考虑“上海因素”“江苏因素”，科学确定功能定位和发展战略，扬长补短，着力构建政府主导、企业主体、社会助力的新型区域合作模式。

据介绍，长三角地区将继续定期举办两省一市高层会商、副省（市）长级合作座谈、十六市交流会晤、长三角区域合作论坛。

分析：

这篇文章一共五个自然段，总—分—总的结构很明显，绘制成思维导图一目了然（见图2-7）。

思维结构：大脑思考的模式系统

什么是思维的模式系统？请问，当你在走路的时候，你会考虑接下来要迈哪一条腿吗？当你在挤牙膏的时候，你会考虑要挤出来几厘米吗？当你在吃饭的时候，你会考虑要用左边嚼还是右边嚼吗？这些都是很自然就做了，不用花时间考虑的动作。能够高效又准确地完成这些动作，就是我们大脑中的模式系统在起作用。

先来简单看一下模式系统是如何形成的。

模式系统的形成一共分为三个阶段。

第一个阶段：0岁至6岁。如果你和学龄前的孩子聊天，你会发现他特别愿意问“为什么”（why），这个时候他处于求知的阶段，对一切事物都充满了好奇心和求知欲。他脑子里的认知是很多散落的点，他需要通过提问，找到这些散落的点之间的关联（见图2-8）。

第二个阶段：6岁至12岁，也就是小学阶段。小学生当然也会问“为什么”，但是这个时候他开始有独立的想法，遇到问题会有自己的观点，所以他经常会问“为什么不”（why not）。他大脑中的模式系统开始由一个一个散落的点逐渐连成一段一段的线（见图2-9）。

第三个阶段：12岁至18岁，也就是中学阶段。不管是初中生还是高中生，他的知识积累已经比较丰富。随着对知识的积累和对社会认知的加深，遇到问题他开始自己找原因，遇到困难他开始自己想解决方案，所以这个时候他反复思考的是“因为……”（because）。

作为职场人士，你早就通过了这三个阶段，所以当你遇到问题的时候，你会首先到相应的模式系统中找过往的经验和知识来解决问题。当你遇到一个新问题，这个问题的答案在你大脑中的模式系统还没有建立时，这个问题对你而言就会比较棘手，需要你花点时间和精力来寻找答案，在头脑中建立一套新的模式系统。日后再遇到类似问题的时候，就有直接应对的经验了。

举个例子，如图2-10所示，A是你家住的地点，B是公司的地点。你要从家开车去上班，走A—B这条路。有一天，你刚要出发，突然听到交通广播说A—B这条路在堵车，如果还走这条路上班一定会迟到。那么，你会很自然地想换一条路去上班。于是，你选择了A—C—B这条路。虽然这条路线的路程变远了，但是你知道这样走才能不迟到，选这条路速度更快，效率更高。

之所以要在大脑中建立新的模式系统，就是因为它能帮助我们突破惯性思维，寻找新的方法来提高效率。

也就是说，模式系统是能够帮我们存储记忆、存储经验，指导我们又快又准确地做出决策的一种思考方式。