![Access 2013从入门到精通(第2版)](https://wfqqreader-1252317822.image.myqcloud.com/cover/288/31729288/b_31729288.jpg)
4.3 检索数据
对表中的数据进行排序、筛选和汇总等操作,可方便数据管理
在Access数据库中,对数据的检索操作,主要是指对数据的排序、筛选和汇总等操作,通过对数据的检索,可以使表中的数据更为有序,方便数据的管理。
4.3.1 数据的排序
在表中对数据的排序是基于字段进行的,不同类型的字段,其排序的原则可能不同。与Excel等电子表格应用程序的排序方式相同,Access的表也支持升序和降序两种排序方式。
在Access中,表中的数据排序可以分为单字段排序、相邻字段排序和高级排序3种。
1.单字段排序
数据表中的数据一般是按照数据输入的顺序进行排列的,这种顺序称之为自然顺序。在需要的时候,也可以对表中的数据进行排序。其中,单字段排序是最为简单的一种。只需要单击字段名右侧的下拉按钮,在打开的对话框中选择排序方式即可,如图4-13所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00078001.jpg?sign=1739532731-gPranBpplPOCltbqpmH703NL96DfMPho-0-0372fb976931c36f1dca85812f4c483a)
图4-13 按照“客户”字段降序排序记录
2.相邻字段排序
相邻字段的排序操作与单字段排序的操作相同,只是需要依次进行排序操作。这有点类似Excel中的多字段排序,后进行的排序等级更高,如图4-14所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00078002.jpg?sign=1739532731-fiXvdENudL5RKTUdT2REKaScU71GgFST-0-36c319cd4a345fbd0c99cf511afd7d76)
图4-14 相邻字段排序及其效果
3.高级排序
Access表的高级排序与Excel等电子表格中的数据排序类似,通过对排序参数进行详细设置,使表中的数据按照指定的方式排序。
下面以在“罗斯文数据库”数据库中对“订单”表中的记录进行高级排序为例,讲解进行高级排序的基本方法。
操作演练:对订单记录进行高级排序
\素材\第4章\罗斯文数据库.accdb
\效果\第4章\罗斯文数据库.accdb
STEP 01 打开“订单”表
打开素材文件后,在导航窗格中双击“订单”表,在工作区打开该表。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00079001.jpg?sign=1739532731-hHWcNF4Bjgl36gUEbMvfA1m6YkMmgGkT-0-85046beadfa83dcd2840759f5167dec7)
STEP 02 选择“高级筛选”|“排序”命令
单击“开始”选项卡中的“高级”下拉按钮,选择“高级筛选”|“排序”命令。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00079002.jpg?sign=1739532731-v6o73avWDZdfYWcy7JWkze6d8otpkOVR-0-6130202c829dd2f6e4132a5d214ca016)
STEP 03 设置高级筛选参数
在打开的“订单筛选1”窗口中,设置多个排序的字段和方式。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00079003.jpg?sign=1739532731-tMOjfnBwHSnQ5ME8jB3RjBWsaySzJho8-0-a71e585a19474d4306c78ce53e16cbc0)
STEP 04 使高级筛选生效
单击“开始”选项卡中的“切换筛选”按钮,应用设置好的高级筛选。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00079004.jpg?sign=1739532731-TlGRykN3KipvBmbXOQ4UtL8DgesvrlcY-0-c15c0f4448db491141cb84a0bc339c53)
STEP 05 最终效果
“订单”表自动变成当前表,在其中对所有的记录进行了排序。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00079005.jpg?sign=1739532731-OFxE7DCRjf6wbWoYHJEmbsxswWK4lq63-0-81646a0c101b0b54693950ae1ef49943)
技巧
Skill
排序字段顺序很重要
在窗口中设置排序字段时,排序字段顺序很重要,相当于Excel排序中的主要关键字和次要关键字的顺序。
4.3.2 数据的筛选
如果用户需要查找或打印表中的一些符合特殊条件的数据,可以通过筛选功能将这些需要的记录筛选出来。在Access中,筛选的方式有使用筛选器筛选、按内容筛选和高级筛选3种。
1.使用筛选器筛选
如果需要筛选的记录是某个字段内某个值或者是某个范围内的数据,就可以使用筛选器来进行筛选。
使用筛选器筛选的方法为:单击字段右侧的下拉按钮,在打开的筛选器中设置筛选的参数即可。下面以在“客户信息”数据库中对客户信息进行筛选为例,讲解使用筛选器筛选的方法。
操作演练:筛选客户信息
\素材\第4章\客户信息.accdb
\效果\第4章\客户信息.accdb
STEP 01 打开“客户”表
打开素材文件后,在导航窗格中双击“客户”表,在工作区打开该表。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00080001.jpg?sign=1739532731-CYmt0uVmZDLDJrokNjFUxvCoIxmbNlAn-0-2b47c58ad3fc2466cdc2fcb005af21d3)
STEP 02 选择筛选命令
单击“公司”字段的下拉按钮,选择“文本筛选器/结尾是”命令。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00080002.jpg?sign=1739532731-ocRXaRzPW1WTwSzuSnqXR4nrTSREhxFN-0-33a4887e99ff788b7eb4d6a5181df1fe)
STEP 03 输入筛选参数
在打开的对话框的文本框中输入“公司”文本,然后单击“确定”按钮。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00080003.jpg?sign=1739532731-qVx5k1Vbv16A3XoNyrUB6QfEKKfQFJZt-0-04a0d91b86e11da534e80113e52d18a6)
提示
Attention
筛选参数的输入
筛选参数根据筛选的数据类型、执行的筛选命令的不同而有所不同,根据提示输入即可。
STEP 04 筛选效果
返回工作表之后,即可在工作表中查看到筛选结果。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00081001.jpg?sign=1739532731-T3CLaUdFIdktdT1t0EPpGa4MkGnJE0QS-0-89f0bdab9ebbaae89fbc9309ab1c0413)
2.根据内容筛选
如果希望筛选出与表中某个字段值相关的记录,可以在选择这个字段值之后,通过“排序和筛选”组中的“选择”下拉按钮进行,如图4-15所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00081002.jpg?sign=1739532731-wizhbMQHuwMCDwoJ1w76Gf1ocHQI16bV-0-e3d851fb20ee6af7daf500afc77ce241)
图4-15 根据内容筛选记录
3.高级筛选
高级筛选可以执行功能更为丰富的数据筛选,其操作与高级排序的操作在同一个窗口中进行的。下面以在“产品信息”数据库中使用高级筛选筛选出“产品”表中的标准成本小于等于10元,目标水平大于等于80的记录为例,讲解高级筛选的方法。
操作演练:高级筛选记录
\素材\第4章\产品信息.accdb
\效果\第4章\产品信息.accdb
STEP 01 打开“产品”表
打开素材文件后,在导航窗格中双击“产品”表,在工作区打开该表。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00081003.jpg?sign=1739532731-mvCRzjMRR8qLqWxGQDgQOuFsLaBzCDYB-0-6263fbc316bbb6ad1c92c99509a5a50a)
STEP 02 执行高级筛选命令
单击“开始”选项卡中的“高级”下拉按钮,选择“高级筛选”|“排序”命令。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00082001.jpg?sign=1739532731-obPBnUzgupcLBxjvh1XJEd4zTCG8cK2c-0-830a2d7015bd803d51c120a7a5ab35e3)
STEP 03 输入筛选条件
在打开的“产品筛选1”选项卡中输入对字段进行筛选的条件。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00082002.jpg?sign=1739532731-gMCm6nztjIamoisuDtjSa91z2LUxnQCE-0-6cfac0547065ae2bd6f8c4627bc92cd3)
STEP 04 应用筛选
单击“开始”选项卡中的“高级”下拉按钮,选择“应用筛选”|“排序”命令。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00082003.jpg?sign=1739532731-XUtoppjvKcZeeUexaKQRiX6oaqEIm9Dp-0-cb30099d48cbb3844b68e94c0bd36791)
STEP 05 最终效果
“产品”表自动变更为当前显示的表,其中的数据已经应用高级筛选条件进行了筛选。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00082004.jpg?sign=1739532731-fzBhQAavf1cz6ttyMI19stW8aU9sChEA-0-2548058f5decb5431b2caccf0a3f2896)
读者提问
Q+A
Q:如何清除应用的排序和筛选?
A:在数据库中,表中数据的排序和筛选操作一般是不会被保存的,关闭数据库之后重新打开,表中的排序和筛选一般就不存在了。也可以通过“开始”选项卡中的“取消排序”按钮取消排序,通过状态栏中的筛选状态按钮取消筛选。
4.3.3 数据的汇总
在Access数据表中,可以通过添加汇总行的方式,对数据记录进行计数、求和、求最值、求平均值等汇总操作。
下面以在“工资管理系统”数据库中汇总数据为例,讲解在数据表中汇总数据的具体方法。
操作演练:汇总工资数据
\素材\第4章\工资管理系统.accdb
\效果\第4章\工资管理系统.accdb
STEP 01 打开“工资结算”表
打开素材文件后,在导航窗格中双击“工资结算”表,在工作区打开该表。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00083001.jpg?sign=1739532731-ybXtl9kKr7Cuoy5j9rbGz8IppXF2Aa3r-0-1acb033ccefd14156bfc4b62523ed5a1)
STEP 02 添加汇总行
单击“开始”选项卡“记录”组中的“∑合计”按钮,添加汇总行。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00083002.jpg?sign=1739532731-W7jyGe0xhUFUpDzwogD7Guczis7AmJ6q-0-d03d7263d0c3aae49242419bf8762ca5)
STEP 03 汇总记录数
单击“姓名”字段的汇总单元格,在下拉列表中选择“计数”选项。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00083003.jpg?sign=1739532731-Lbj9VwIqaptHhVRH0NaGxIwPSUqMXX7y-0-f9eab1ee6bd4574b275f7eeb32b4f161)
STEP 04 求取最大值
单击“职务工资”字段的汇总单元格,在下拉列表中选择“最大值”选项。
![](https://epubservercos.yuewen.com/ECD98A/17180248105286406/epubprivate/OEBPS/Images/img00083004.jpg?sign=1739532731-WMqxkJTHjjchR2TptwbVTnMkYpwE8JQp-0-8b01192f9b988beed2a41f90b07c25d7)